仕事の質アップ!パソコンのExcelマクロを究める!

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【仕事で使うパソコンスキル】単純作業を無くして仕事の質を上げるExcelマクロ!


「マクロって聞いた事はあるけど、難しそう・・・」
「もうちょっと、Excel作業を速く出来ないかな・・・」


そんな風な悩みがあるかもしれません。


この章では、そんなExcelの自働化を してくれる
マクロをとても簡単に使えるようになるようお伝えします。


そして、どれだけマクロを使うと恩恵が
あるかも具体的な例を使ってお伝えしようと思います。



私がある大手企業で働いていた時、
作業に半日かかる作業が あったのですが、
ワンクリックで自動で作業 できるようにしました。



その自動処理の中には、
Excelのマクロや そのプログラミングVBA
が含まれていました。


その結果、仕事に余裕が 生まれ、
別の仕事の準備をしたり、
必要なスキルを学ぶ時間が できました。



仕事に追われない状態を作るのは、
心理的にとても余裕があ り、
さらに仕事の質を上げていく事ができたと思います。



ですから、あなたもここでマクロを使えるようになり、
仕事のを上げて頂ければ と思います。



マクロは、自動処理をして くれるので便利ですが、
その分、正しく処理されているかチェックする必要があります。



しかし、一度正しい自働化が出来てしまえば、
その後は何度も使う事がで きます。


何度も繰り返す処理である場合、
手作業でやるとたまにミスを犯すかもしれませんが、
正しい自働化ができれば、ミスとは無関係になります。



是非、マクロをマスターし て下さい。


仕事でパソコン



【仕事で使うパソコンスキル】Excelを高速化!マクロとは?!


マクロとは、Excelの作業を自動で行ってくれる
機能の事をいいます。


仕事で、定期的に行う同じ作業がある場合に、
自動処理をしてくれるマク ロを作っておくと、
仕事の作業の効率化を図る事ができます。


例えば、次のような数字の羅列があったとします。

仕事でパソコン


この数字の羅列を見やすくするために、
行ごと、交互に色を付けるとします。


そのための作業としては、
@まず2行目のセルを選択して、
色を付けます。

(セルを選択して右クリックすると色が付けられます。)


仕事でパソコン


そして、次に、
A1行目と2行目を選択して
コピーをします。



その後に、
BA3からA16を選択します。


最後に、
C形式を選択して貼り付けを行い、
書式の貼り付けを選択します。


仕事でパソコン


毎日、処理するデータが同じ形式であり、
同じように色づけをしたい場合、
自働化をすると便利です。



そこで、この一連の作業をExcelのマクロ
覚えさせます。



マクロの登録方法は、後ほどお伝えしますが、
とても気軽にできます。


そして、マクロを実行すると、


仕事でパソコン


一瞬で、

仕事でパソコン


処理が終了します。


とても、便利です。


【仕事で使うパソコンスキル】マクロの使い方!


マクロの設定
マクロには、Exccelのセキュリティ機能がかかっていると
実行できない場合があります。


例えば、Excel2013では、そんな時、
次のように表示されます。

仕事でパソコン

そんな時、上部にある「コンテンツの有効化」を、
押すとマクロを実行できるようになります。


ファイルを開いた時から、
マクロを実行できるようにするには、
一度だけ設定する必要があります。


その方法は、まず、ファイルタブを開いて、
その中の一番下にあるオプションを選択します。


仕事でパソコン



次にオプションの画面で、
セキュリティセンターを選択します。

仕事でパソコン



そして、右下にある「セキュリティセンターの設定
ボタンを押します。

仕事でパソコン


そして、「マクロの設定」を選択し、
一番下にある「すべてのマクロを有効にする
を選択し反映させます。

仕事でパソコン


私の場合は、仕事の時は、マクロを使う時だけこの設定にして、
常時は、セキュリティのためにその他の無 効を選択しています。



● マクロの記録
さて、それではマクロを登録(記録)する
方法をお伝えしましょう。


まず、自動化したい状態のファイルを開きます。
そして、自働化を始めたい場所のセルを
選択しておきます。


次に、Excelの表示タブを選択すると、
右端に「マクロ」というメニューがありますので、
そこで、マクロの記録を押します。

パソコンで仕事


そうすると、「マクロの記録」設定画面が
現れます。


ここで、今回記録するマクロの名前と、
ショートカットを登録しておきます。


ショートカットは、登録しなくても
マクロは登録できますが、


ショートカットを登録しておくと、
そのショートカットを押すと、
自動でマクロが実行さ れるのでお勧めです。

仕事に使うパソコン

OKボタンを押すと、マクロの記録
始まります。


記録させたいExcelの作業を
実行していきます。
前の色を付ける例ですと、



セルを選んで色を付けたり、
コピーしたり、
形式を選択して貼り付け等を、


記録させたい手順で実行していきます。



正しく、実行できたら、
マクロの記録を終了させます。


開始した時と同じマクロの
メニューから、「記録終了
を選択します。


仕事に向いたパソコン


これで、マクロが登録されます。



●マクロの実行!
さて、マクロを実行し ます。
ショートカットを登録していれば、
マクロを実行したいシートを開いて、
そこで、登録したショート カットを押すだけで実行されます。


ショートカットは、例えば、
コピーのCtrl+cのように、
良く使うものを避けて登録すると良いでしょう。


ショートカットを使わない方法も
あります。


それは、表示タブにあるマクロのメニューを開いて、
マクロの表示」 を選択します。

パソコンを仕事で生かす

そうすると、マクロの画面が出てきますので、
自分が登録したマクロ名を選択して、
実行を押しま す。


パソコンで仕事


そうすると、マクロが実行されます。


説明を見ると長く感じるかもしれませんが、
実際にExcelでやってみるととても簡単です。



【仕事で使うパソコンスキル】いますぐマクロの有難味を感じてみよう!


この章で紹介させて頂いたマクロを実際に使ってみて
下さい。仕事の量が増える程、その威力は大きなものになってきます。


前に出した例よりももう少し、
実務に近い例をお見せしま す。


例えば、会社の業績か何かのデータ
毎日、次のようなデータが出てくるとします。

仕事でパソコン


このデータを上司に報告するのに、
次のようなデータに編集するとします。


仕事でパソコン


この表を作るには、

@一行目に新しい行を挿入して、列名を記入する
AA列の平均を別セルに計算結果とタイトルを記入する
BA列×C列の計算をして、一行目に「合算」とタイトルを入力する
CB列を削除する
D色づけなどの整形をする



という作業が必要になります。
Excelのショートカット等を使える状態で、
余裕を持って実行した場合、2分強か かりました。


例えば、このファイルが40あるとすると、
1時間半程度かかる事にな ります。


しかし、マクロを作ってしまえば、
最初のファイルを開いて、
実行すれば、1つあたり1,2秒程 度で処理が完了してしまいます。
(できればショートカットの 登録を使って)



丁寧にマクロを実行したとしても、
1,2分で40ファイルを 終える事ができます。



これは、会社が毎日、余裕を持って
2時間程度でやってくれればいいと任される仕事を、
1,2分で終えてしまうという事になります。


まずは、簡単なマクロからでいいので、
いますぐに試してみましょう。


Excelを開いて、
簡単な数字の羅列を作って、
コピーして別の場所に貼り付けるだけの
マクロでもいいです。


まずは、自動で動いているところを
実感してみて頂ければと思います。



それでは、
マクロの世界をお楽しみ下さい!


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