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【仕事で使うパソコンスキル】あなたも簡単に会社の戦力になれるExcel関数スキル!


「Excelの奥って深く難しそう・・・」
「もうちょっと、Excelをスマートに使えないのだろうか・・・」


そんな風な悩みがあるかもしれません。


この章では、そんなあなたがExcelに自信
持つ事ができるのを目的に紹介していきます。


これまで、Excelで使うショートカットや関数を
お伝えしてきましたが、それだけでも十分、
Excelのエキスパートになれます。



ここでは、さらに、ちょっとだけ複雑な
Excelの方法をお伝えしていきます。


しかし、難しく考える必要はなく、
シンプルに捉えて頂けたらと思います。


それでは、Excelの応用編に入っていきましょう。


仕事でパソコン


【仕事で使うパソコンスキル】Excelのコツ!絶対参照


関 数の所でお伝えしましたが、
関数をコピーして貼り付けると、
貼り付け先の位置に応じて、参照 するセルを自動で変換してくれます。
(関数だけでなく、単純な計算をする時も)


このセルを参照する方法を相対参照といいます。


仕事でパソコン

この例では、I1のセルとK2の
セルが参照されて、それらを掛け算(Excel では、*)する、
という式になっています。



そして、J1にある計算式をコピーして、
一つ下のセルJ2に貼り付けると、

仕事でパソコン

I2×K3と参照するセル がそれぞれ自動でずれます。
コピー元に比べて、行が一つ下に移動したので、
I1は、I2にK2はK3に変換さ れるわけです。


自動で変換したままで大丈夫な場合もありますが、
今回は、K2の税金の値を常に参照したいのですが、
相対参照ですと、参照セルがずれるので、結果は、


仕事でパソコン

0となってしまいます。
K2の1.08ではなく、K3の空白セル が参照されたためです。



そこで、Excelには絶対参照と いう参照方法があります。
絶対参照とは、貼り付け先が変わっても、常 に同じ場所の
セルを参照する
というものです。



セルを選択した時に、F4ボタンを 押すと、
セルの行、列番号の前に$マークが 付きます。
これが、絶対参照です。


例えば、A1というセルを選択して、F4ボタンを押すと、
$A$1となります。もち ろん、自分で$マークを入力し ても
同じ参照になります。



ですから、今回の例の場合、
K2を選んだ時に、F4ボタンを押します。


仕事でパソコン

そうすると、$K$2とい う絶対参照になり、
どこに貼り付けてもK2のセルを参照する事になります。


ちなみに、I1は下に移動したら、行番号が変化して欲しいので、
相対参照のI1のままにし ます。



こうして、J1の式をコピーしてJ2に貼り付けると、

仕事でパソコン
I2*$K$2という式が 貼り付けられます。
絶対参照にした、$K$2は、そのまま貼り付けられているのが分かります。



そこで、リターンキーを押すと、

仕事でパソコン


正しく計算されるのが、分 かります。



以上が、絶対参照の使い方です。
ちなみに、行番号だけ、列番号だけを固定に したいという
時は、片方だけに$マークを付ければよいです。



直接$マークを、
A1→$A1とか、A1→A$1
というように入力しても良いですし、



A1を選択して、F4ボタンを 何度も押すと
絶対参照の種類が変わります。

A1 → $A$1(絶対参照) ⇒ A$1(絶対行参 照) ⇒ $A1(絶対列参照) ⇒ A1(相対参照)


というように、変化していきます。


【仕事で使うパソコンスキル】検索してデータを持ってこれるVLOOKUP関数!


検索結果を使えるVLOOKUP関数
少し凝ったExcel作業に なると、威力を発揮する関数の
一つにVLOOKUPという関数があります。


この関数は、あるデータから必要なデータを検索してきて、
検索結果を使う事のできる関数です。


例えば、簡単な例として次のような場合があります。

仕事でパソコン

右側の表に、1月の特別給付金を算出する
セルがあります。



例えば、200円×出勤数で、
その給付金を算出するとします。


そして、左側の表には、
月ごとの出勤数が 書かれています。


そこで、給付金のセルには、
その月の出勤数を左の表から引っ張っる事で、
算出できます。



つまり、給付金のセルには、
=200*その月の出勤数


という式を入力すれば、良い事になります。



そこで、使うのがVLOOKUP 関数です。
VLOOKUP関数は、ある検索範囲を指定して、
ある検索値をその中から検索するという関数です。



使い方は、
=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索の型)

になります。


仕事でパソコン


検索値とは、 検索する値を表します。
上の図であれば、月の1がその検索値になります。



範囲とは、検 索をして結果を出す範囲を表します。
上の図であれば、A2からB13になります。
この中で左端の列の中で検索値が検索されます。



3つ目の項目、列番号と は、検索結果で得たい
値のある列が左端から何列目 にあるかを表します。
この図では、左端の月が1列絵なので、出したい出勤数が
書かれている2列目の2を入力します。



最後の項目の検索の型は、近似値(TRUE)か、完全一致(FALSE)と いう値で
指定します。
完全一致は、全く同じ値を検索する方法で、近似値は、検索値に
近い値が検索されます。

ここでは、完全一致なので、FALSEを指定します。


仕事でパソコン


このように、VLOOKUPを使って、検索すると、
1月の出勤数は、21なので、リターンキーを押すと、


仕事でパソコン


計算結果4200が 現れます。


同じように、下に他の月でもVLOOKUPを使って、
算出する事ができます。



ちなみに、VLOOKUPを使う時も、参照セルがしっかり
合っているか確認する事は、とても大切です。


検索範囲が、2列以上選択さ れていなかったり
VLOOKUPの式を相対参照で記入して、
別のセルに貼り付けた時など、参照のエラーが出る事があります。


仕事でパソコン



【仕事で使うパソコンスキル】いますぐ使ってみよう!


この章でお伝えした絶対参照VLOOKUP 関数
少し複雑に感じるかもしれませんが、
慣れてしまえばとてもシンプルです。


絶対参照は、貼り付け先がどこでも参照先が同じ、
VLOOKUPは、検索をする関数。



ただ、それだけです。
Excelには、他にも多くのスキルがありますが、
ここまでの4つの章でお伝えした内容を
マスターして頂け れば、大方応用できます。


是非、楽しみながら使ってみて下さい。


ここまでマスターできれば、
後は、関数やショートカットを調べ増やしていけば、
会社で、そこそこExcelに関する戦力になれると思います。



>>マクロ!Excel奥義5



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