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【仕事で使うパソコンスキル】あなたも簡単に会社の戦力になれるExcel関数スキル!


「Excelの関数って沢山あって難しそう・・・」
「関数を使いこなせない・・・」


そんな風な悩みがあるかもしれません。


この章では、そんな悩みを解決できる内容を
お伝えします。


これまで、お伝えしてきたショートカットを
仕事に応じて全てに対応で きる内容をお伝えした後、


関数を自分で使いこなせるレベルに
行けるようにお伝えします。


関数は、沢山ありますが、
使い方が分かれば、
必用に応じて、調べながら使えば問題ありません。


この章では、とても良く使う関数と、
使い方の例として良い関数を上げて、
分かりやすくお伝えします。


それでは、Excelの奥義のへようこそ!

仕事でパソコン

【仕事で使うパソコンスキル】Excelのショートカットと関数を使いこなす!


これまで、Excel 奥義1Excel奥義2で、
それぞれ良く焚かうショートカットをお伝えしました。


そして、それらのショートカットを使えるようになったら、
さらに興味のあるもの や、仕事で使いそうなものを
マスtが‐していって下さい。


「Excel ショートカット」
等で知らべると出ています。



そういったものを見ながら、
同じように、Excelを開いて実際に使ってみて
下さい。



●Excel 関数の幅を広げる
Excelの関数についても、既に平均を出すAVERAGEや、
合計を出すSUMを紹介しましたが、
関数に関しても、ショートカットと同じで、


Excel 関数
等と調べると、現時点で良いホームページを
見つける事ができるでしょう。



AVERAGEやSUMのように、
一つの範囲を選んで計算するものの中で、
良く使うものを参考程度にお伝えします。



・最小値を出す
選んだ範囲にある最小値を 表示する関数に、
MINという関数があ ります。


使い方は、AVERAGE等と同じで、
表示したいセルの上で、


=MIN(

と入力してから、
最小値を出したい範囲を選択します。


仕事でパソコン

この場合ですと、A5からA8ま での範囲での
最小値を出すように設定しています。


範囲を選んで、リターンキーを押すと、

仕事でパソコン


最小値の13が表示さ れます。


ちなみに、範囲内の最大値を出したい場合には、
=MAX(を使って 出す事ができます。



・数える
他に良く使う関数として、範囲内の数値の
あるセルの個数を数える関数があります。


それは、COUNTという関数です。
使い方は、AVERAGE等と同じで、


=COUNT(
と打ち、数えたい範囲を選択します。

仕事でパソコン

この例であれば、7つのセルの内、
数字のあるセルが5つある ので、
結果が5と出ています。


例えば、数万行のデータが あって、
空白も中にある場合には、目で見て数えるのは、
現実的ではありません。


そんな時に、使ってみて下さい。



【仕事で使うパソコンスキル】複数項目のある関数!


●条件によって表示を変えられる関数
関 数は、AVERAGE等のように、
一つの条件を 指定するだけのもの以外に、


複数の条件を 指定して使う事の
出来る関数があります。


そういう関数も、検索で、
調べれば、使い方が分かります。


ですから、ここでは、その中でも、
有名なIF関数と いうものを例に
お伝えしてイメージを掴んで頂ければと思います。



IF関数は、条件によって表示を変える事ができます。


例えば、次の例では、
数値が10より大きい場合に は、○を、
数値が10以下の場合には×を 表示する
関数の使い方をしています。


仕事でパソコン

D1のセルを見ると×と表示されていま す。

これは、B1のセルの数値が1であり、
10以下であ るのでそう表示されます。



IF関数の使い方は、
=IF(条件式、条件にあっ ている場合に表示するもの、条件にあっていないに表示するもの)

と記入して使います。


例をみますと、
=IF(B1>10,"○","×")

と記入されています。


条件式は、
B1>10で すので、
「B1が10より大きければ」
という条件式になります。



そして、カンマの後が、
”○”とありますので、
条件式に合えば○が 表示されます。


○のように文字を入力する場合は、
” ”(ダブ ルクオーテーション)で
はさんで入力します。



そして、二つ目のカンマの後には、
”×”とありますので、
条件式に合わなければ、×と 表示されます。


ここでは、B1のセルの値が1ですので、
×が表示され るわけです。



実際に仕事では、この関数のセルを
コピーして、下の行に一気に 貼り付け
すると関数を一つずつ記入しなくて済みます。


仕事でパソコン

D1のセルの内容をコピー して、
下の行から全体を選び、
貼り付けをすると、


仕事でパソコン


関数が全て貼り付けられます。
ここで、貼り付けた関数が、
しっかりと合っているか確認します。


図を見ると、D列の一番下のセル(D11)の関数が、
=IF(B11>10,"○","×")

と入力されています。


条件式がB11>10と なっていますので、
正しいセルを参照している事が確認できます。


このように、元の条件は、

B1>10だったのに、
11行目に貼り付けると、
B11>10



と、自動的に変換してくれます。



いつも、関数は、
貼り付け先で正しく参照されているのか、
確認をして下さい。
 


●条件を指定して合計する
複数の条件を使う関数の例としてもう一つ
例を挙げたいと思います。


これまで、合計を出すSUM関数と、
条件を指定するIF関数を紹介しましたが、


その組み合わせた関数SUMIFというものがあります。



この関数は、ある条件に合っ た場合の
セルだけを合計する
事ができます。



例えば、営業データの種別がAとBとあり、
その値が隣の列に記入してある場合に、
Aだけの合計をこの関数で出す事ができます。


仕事でパソコン


使い方は、結果を出したい セルで、
=SUMIF(

と打ち、


SUMIF(条件の合致を見たいセルの範囲, 条件,合計するセルの範囲)
を指定して使います。

仕事でパソコン


この例ですと、一つ目の項 目は、
条件の合致を見たいセルの範囲ですので、
AとかBとあるA1から A11(A1:A11)を指定しています。


二つ目の項目は、条件ですので、
"A"と入力 します。


三つ目の項目は、Aだった時に合 計するセルの
範囲
なのでB1 からB11(B1:B11)と入力しています。


範囲は、自分で入力してもいいですが、
セルの範囲を選択すれば
自動で入力し てくれます。


このように、関数を入力すると、


仕事でパソコン


このようにA の合計値100と計算されます。
これは、とても便利です。


【仕事で使うパソコンスキル】いますぐ関数を使ってみよう!


この章でお伝えした関 数
理解して頂ければ、


必用に応じて、調べて多くの
関数を使う事ができるようになります。



最少地や個数、
IF関数と、どれも仕事で良く使 います


まずは、自宅や仕事で時間のある時等に、
簡単なExcelを作って、
関数を試してみて下さい。



ここまで理解でき、
使う事ができれば、
もうExcelの初心者とはいえ ないと思います。



後は、関数を調べながら、
沢山の関数に触れていくと良いと思います。


ここまでの3つの章で、
ご紹介したショートカットや関数は、
ごくわずかですが、


まず使用頻度の高いものであるので、
それだけでも充分に仕事の効率が アップします。



さらに、ここまでお伝えしたものを
マスターできれば、多くのショートカットや
関数は調べればすぐに使えます。



そういう意味で、
まずあげた例を良く使えるようにしてみて下さい。



>>エキスパートへ!Excel奥義4



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